Abschreibung von Software hat es in sich

Das Thema Abschreibung ist ziemlich kompliziert. Und es macht die Materie nicht gerade einfacher, dass Unternehmer die Modalitäten bis zu einem gewissen Grad selbst gestalten können. Beispielsweise beim Ansatz geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG). Eine ganz besondere Herausforderung allerdings ist die Abschreibung von Software und EDV-Technik. Unternehmer sollten Investitionen in Software oder IT und teils auch Firmen-Webseite darum eng mit der Planung von Investitionen und Abschreibungen anderer Wirtschaftsgüter abstimmen. Weil sich die GWG-Abschreibung auf die Abschreibung aller Güter bis 1.000 Euro Einkaufspreis auswirkt, entstehen steuerliche Chancen wie auch Fallen. Ins Gespräch mit dem Steuerberater gehört also immer das gesamte Planungspaket rund um Gewinnerwartungen und Investitionen jeder Art. Je vorausschauender Firmenchefs planen, desto besser können sie steuerlich gestalten.

Bei Ab­schrei­bung von Soft­ware zäh­len Fein­hei­ten

Grundsätzlich scheint die Abschreibung von Software einfach. Standardsoftware schreiben Unternehmer über einen Nutzungszeitraum von drei Jahren ab – außer, sie haben es mit Hardware zusammen in einem Bundle erworben. Kostet sie bis zu 800 Euro netto, kann sie sofort im gleichen Jahr komplett als geringwertiges Wirtschaftsgut angesetzt werden. Inhabern kleinerer Betriebe reicht diese Abzugsmöglichkeit selbst dann oft, wenn sie mehrere Arbeitsplätze mit Betriebssystem und Office-Paket ausstatten. Sofortabzug oder Abschreibung über drei Jahre – das ist also bei Standardsoftware die Devise. Doch schon wer im selben Jahr weitere Wirtschaftsgüter für bis 1.000 Euro anschaffen will, sollte sich genauere Gedanken machen. Schließlich wirkt sich die Entscheidung für den Abschreibungspool als Variante der GWG-Abschreibung auf die Abschreibung aller anderen Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro Einkaufspreis in dem betreffenden Jahr aus – günstig oder ungünstig.

Abschreibung von Software oder im­ma­te­riel­les Wirt­schaftsgut?

Die Abschreibung per GWG-Pool mag beispielsweise im Fall von Möbelstücken dank einer dadurch deutlich kürzeren Abschreibungsdauer günstig sein. Dagegen dürfte sich kaum ein Selbständiger über die per Abschreibungspool auf fünf Jahre verlängerte Ansatzdauer von Software freuen. Für jeden, der verschieden lang genutzte und in der AfA-Tabelle entsprechend unterschiedlich bewertete Wirtschaftsgüter kaufen will, gilt also: Besprechen Sie mit dem Steuerberater das Timing der Investitionen und die steuerlich mit Blick auf die Gewinnerwartung sinnvolle Gestaltung. Schließlich haben Unternehmer hierfür die Wahl und können gestalten. Rücksprache empfiehlt sich auch, wenn der Unternehmer neben Standardsoftware zusätzlich maßgeschneiderte Software anschaffen will. Denn die Möglichkeit zur vergleichsweise schnellen Abschreibung räumt der Gesetzgeber nur für so genannte Trivialprogramme ein – also für Standardsoftware. Andere Software stuft der Fiskus als immaterielles Wirtschaftsgut ein. Dafür gelten eigene Regeln. Auch die Abschreibungsdauer kann sich verlängern.

Abschrei­bung von Soft­ware läuft un­ter­schied­lich lang

Für ERP-Software beispielsweise hat das Bundesfinanzministerium der Finanzverwaltung Vorgaben gemacht. Das Ministerium legt fest, welche im Zusammenhang mit ERP-Software anfallenden Kosten sofort als Betriebsausgaben abziehbar sind, nämlich Aufwendungen für

  • Vorkosten
  • Mitarbeiterschulung
  • Wartung
  • Piloteinsätze
  • Datenmigration

Wer Software least, zieht natürlich auch die anfallenden Gebühren sofort als Betriebsausgaben ab. Doch für die Abschreibung gekaufter ERP-Lösungen gilt eine betriebsübliche Nutzungsdauer von fünf Jahren. Unternehmer müssen sie über fünf Jahre oder alternativ gemäß der Restnutzungsdauer abschreiben, so das BMF-Schreiben. Was Unternehmer für ihre individuelle Software jeweils ansetzen sollten, weiß der Steuerberater. Er hilft auch, die steuerlichen Vorgaben etwa bei späteren Updates oder dem Kauf von Programmaktualisierungen zu beachten. Zu den Kosten von Kauf und Registrierung einer Domain – also der Adresse der Webseite – sollten Unternehmer ebenfalls den Steuerberater fragen. Denn die unterliegt als immaterielles Wirtschaftsgut nicht der Abnutzung, wie der Bundesfinanzhof (BFH) urteilte.

Teil­wert­abschreibung für vor­zei­tig er­neu­er­te Software prüfen

Mit dem Steuerberater lässt sich die Abschreibung diverser Investitionen in Software und andere Wirtschaftsgüter über Jahre hinweg steuerlich geschickt planen. Gerade rund um den Jahreswechsel finden sich so durch Schieben oder Vorziehen von Ausgaben bis 1.000 Euro steuerlich günstige Lösungen. Der Abschreibungspool erleichtert etwa den Schnellabzug von langlebigen Wirtschaftsgütern in einem Wirtschaftsjahr. Setzen sie den an, sollten Unternehmer dafür Schnellläufer wie etwa Standardsoftware besser erst nach dem Jahreswechsel oder noch im Vorjahr anschaffen. Außer Konkurrenz läuft mit Blick auf die Pool-Abschreibung von Wirtschaftsgütern zwischen 250,01 und 1.000 Euro der Investitionsabzugsbetrag. Den dürfen Unternehmer zwar nicht für Software und andere immaterielle Wirtschaftsgüter in Anspruch nehmen – aber vielleicht für eine hierfür aufgeschobene Investition. Mit Blick insbesondere auf vorgezogene Anschaffungen sollten Unternehmer mit dem Steuerberater die Möglichkeit von Sonderabschreibungen oder auch Teilwertabschreibungen besprechen: für womöglich noch nicht voll abgeschriebene, aber bereits ausgetauschte Software.