E-Rechnung und ZUGFeRD erleichtern Rechnungsversand

Vor nicht allzu langer Zeit war es noch recht beschwerlich, Rechnungen auf elektronischem Weg zu verschicken. Man brauchte dazu spezielle EDV-Systeme und musste sich um eine qualifizierte elektronische Signatur kümmern. Viele Unternehmen hat das abgeschreckt. Das 2011 eingeführte Steuervereinfachungsgesetz hat das Verfahren deutlich einfacher gemacht. Die Rechnung lässt sich nun einfach im PDF-Format als Anhang einer E-Mail versenden oder im Internet zum Download bereitstellen.

Es lohnt sich also, sich mit der elektronischen Rechnung zu beschäftigen, zumal sie gegenüber dem Papierformat viele Vorteile hat:

  • Geringere Kosten – keine Kosten für Papier, Briefumschläge, Drucker und Porto.
  • Weniger Platzbedarf – die E-Rechnung wird elektronisch abgelegt und benötigt keine physischen Ordner, Ablagen oder Aktenschränke.
  • Zeitersparnis – manuelle Tätigkeiten wie Kuvertieren, Frankieren und zur Post bringen sind beim elektronischen Versand unnötig. Dadurch können Zahlungen schneller getätigt werden.
  • Schnellere interne Abläufe – Eingangsrechnungen können schneller verarbeitet, Ausgangsrechnungen einfacher erstellt, versendet und archiviert werden. Die Rechnungen lassen sich bequem an andere Abteilungen weiterleiten und mit der Suche in der entsprechenden Software lassen sich archivierte Rechnungen schnell finden.
  • Ökologischer Aspekt – elektronische Rechnungen sind ressourcenschonend und nachhaltig. Durch den Verzicht auf Papierbelege hat der eine oder andere Sauerstofflieferant, vulgo: Baum, eine reelle Überlebenschance.

Bedingungen und Aufbewahrungsfristen bei digitalen Rechnungen

Damit Unternehmen elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug verwenden können, müssen sie nach § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) dieselben Bedingungen erfüllen wie eine Papierrechnung: Die Herkunft der Rechnung muss klar sein, die Inhalte müssen unversehrt und lesbar sein. Unternehmen können diese Bedingungen beispielsweise dadurch erfüllen, dass sie ein entsprechendes innerbetriebliches Kontrollverfahren einführen. Das Verfahren muss sicherstellen, dass die Rechnungen nicht nachträglich geändert werden können. Selbstverständlich muss auch die E-Rechnung die Pflichtangaben nach UStG § 14 Abs. 4 enthalten, wie man sie auch von der Papierrechnung kennt.

Elektronische Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 14b Abs. 1 des UStG. Wie bei Papierrechnungen beträgt diese Frist 10 Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums müssen die digitalen Rechnungen jederzeit zugänglich sein und in einem lesbaren Format vorliegen. Es ist deshalb ratsam, gängige Standarddateiformate zu verwenden. Die Rechnungen müssen zudem in ihrem ursprünglichen Format elektronisch und revisionssicher archiviert werden. Ein PDF ist als PDF aufzubewahren, eine Rechnung im Word-Format als Word-Dokument.

ZUGFeRD: Einheitliches Format für elektronische Rechnungen

Eine Rechnung gilt dann als elektronisch, wenn sie in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Verschiedene Ausprägungen sind möglich:

  • Rechnung mit strukturierten Daten, zum Beispiel im maschinenlesbaren XML-Format
  • Rechnung mit unstrukturierten Daten, zum Beispiel als PDF, Grafik oder Word-Dokument
  • Rechnung mit hybriden Daten (strukturierte und unstrukturierte Daten), zum Beispiel im ZUGFeRD-Format

Das standardisierte Dateiformat namens ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) wurde entwickelt, um Unternehmen und Behörden den Umgang mit der E-Rechnung zu erleichtern. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen: Aus einer gestalteten PDF-Datei für den menschlichen Adressaten und aus strukturierten Daten im XML-Format, um die Rechnung für Maschinen lesbar zu machen.

ZUGFeRD wurde entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), einem Zusammenschluss von Ministerien, deutschen Unternehmen und Verbänden, die die digitale Rechnung fördern möchten. Auch DATEV ist Mitglied des FeRD.

E-Rechnungen mit DATEV senden und empfangen

Mit den Lösungen von DATEV können Unternehmen E-Rechnungen einfach erstellen, versenden und empfangen. Das Archivieren und Verarbeiten ist problemlos möglich – auch in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater.

DATEV Unternehmen online ist eine internetbasierte Plattform, auf der elektronische Rechnungen einfach verarbeitet werden können. Sie erlaubt zum Beispiel einen Überblick über offene und bezahlte Posten. Zudem bietet die Plattform die Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung in der DATEV-Cloud. Wird eine bereits abgelegte Rechnung erneut benötigt, lässt sie sich mithilfe der Suchfunktion schnell finden. Die Unveränderbarkeit der Rechnung, wie sie von den GoBD gefordert ist, ist ohne zusätzlichen Aufwand gewährleistet.

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