Perfekte Logistik in kaufmännischen Abläufen

Als regional tätige Spedition ist die Müller-Trans e. K. aus Dresden seit 1980 Experte für Schüttgut- und Schwerlasttransporte. Neben dem Transport unterhält das Unternehmen auch einen Baustoffhandel und bietet Tiefbauleistungen, Transportlogistik sowie Entsorgung und Recycling. Die Kunden der Spedition sind primär Bauunternehmen und private Bauherren. Das Fundament, um eine stets hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten, sieht das Unternehmen in glatt ablaufenden kaufmännischen Prozessen. Mit passgenauer Software als Teil dieses Fundaments erreicht die Spedition hohe Effizienz.

Bei der Abrechnung der Dienstleistungen muss das Unternehmen einige Besonderheiten aus dem Transportgewerbe berücksichtigen – beispielsweise die anfallenden Leistungspreise je Tonne Schüttgut. Die Abrechnung erfolgt über ein branchenspezifisch zugeschnittenes TimeLine ERP-System. Dieses ist an die Software DATEV Mittelstand angebunden, womit Müller-Trans seine Buchführung erledigt. Per Schnittstelle lassen sich die Rechnungssätze an die in der DATEV-Software enthaltenen Rechnungswesenkomponente transferieren. Die einfache Übergabefunktion senkt dabei den Aufwand enorm: „Dass wir die Rechnungssätze nicht noch einmal neu erfassen müssen, spart uns einiges an Zeit und vermeidet Erfassungsfehler“, sagt Ulrike Hegewald, Leiterin Buchhaltung und Controlling bei Müller-Trans.

Kaufmännische Prozesse digitalisiert

Sämtliche in Papierform vorliegenden Belege zu den Eingangsrechnungen werden im ersten Schritt gescannt. Ein- und Ausgangsrechnungen lädt man in die zertifizierte Cloud-Lösung DATEV Unternehmen online hoch – und dort in die Komponente Belege online, wo alle Belege archiviert werden. Mit hohem Automatisierungsgrad werden diese direkt im Programm DATEV Mittelstand gebucht. Konkret heißt das, die Daten zu einem Buchungssatz brauchen nur noch wenig manuell angepasst werden, oder weil gezielt Bedarf besteht. Denn eine OCR-Erkennung liest zunächst die Daten aus den hochgeladenen Belegen und erzeugt automatisch Buchungsvorschläge. Diese prüft Hegewald vor der Übernahme und gibt sie per Mausklick frei.

Auch nach der Buchung ist das Verfahren einfach, denn die eingescannten Rechnungsbelege verknüpft die DATEV-Software direkt mit dem Buchungssatz. Das schafft Transparenz und Ordnung. „Früher mussten wir, etwa wenn wir Garantieansprüche prüften, die Papierrechnungen aufwändig suchen und kopieren“, erläutert die Buchhalterin. „Heute reicht ein Mausklick für das Suchen und ein weiterer für den Druck der Rechnung.“

Hegewald schätzt darüber hinaus sehr, dass die bearbeiteten Daten automatisch revisionssicher in der geschützten Cloud im DATEV-Rechenzentrum gespeichert sind, das eine Zertifizierung nach ISO-27001 nachweisen kann. Bei der Datenübermittlung – beispielsweise bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder SEPA-Lastschriften –, und bei der Datensicherung und Archivierung greifen stets höchste Sicherheitsstandards. Auch bei der Lohnabrechnung setzt Müller-Trans auf DATEV-Software. Darin lässt sich jede Anpassung einfach und schnell über eine Probeabrechnung kontrollieren. Als weiteren Pluspunkt sieht sie grundsätzlich die jederzeit garantierte gesetzliche Aktualität der DATEV-Programme. „Das ist bei den vielen Änderungen, die es bei uns gibt, und der Vielzahl an rechtlichen Änderungen eine große Hilfe“, betont Hegewald.

Einfacher Datenaustausch mit dem Steuerberater

Bereits seit dem Jahr 2000 erledigt das Unternehmen die Finanzbuchführung und die Lohnabrechnung selbst. „Bei der Suche nach einer zukunftssicheren und verlässlichen Softwarelösung kamen wir damals relativ schnell auf DATEV“, erinnert sich Hegewald. Es war die Empfehlung des Steuerberaters. Die Tätigkeiten sind trotzdem eng mit dem Steuerberater abgestimmt, die Zusammenarbeit mit der Kanzlei ist dabei klar geregelt. Die Spedition Müller-Trans e. K. kümmert sich selbst um die monatliche Finanzbuchführung und Lohnabrechnung. Darauf aufbauend erstellt die Kanzlei den Jahresabschluss.

Auch das kollaborative Arbeiten von Unternehmen und Steuerberater unterstützt die DATEV-Software. „Der Datenaustausch ist über die Jahre immer besser geworden. Über die internetbasierte Plattform DATEV Unternehmen online stellen wir unserem Steuerberater die Belege und Daten digital bereit und können auf demselben Weg wieder auf erstellte Auswertungen seitens der Kanzlei zugreifen. Und bei Bedarf kann die Kanzlei auch für jeden einzelnen Buchungssatz auf die eingescannten und im DATEV-Rechenzentrum hinterlegten Eingangsrechnungen zugreifen. Das erleichtert das Zusammenspiel und erspart uns das mühevolle Suchen der Belege“, so Ulrike Hegewald.

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