Vorsorgevollmacht ohne Notar: Kalkuliertes Risiko

Schon wenige Wochen ungeplante Auszeit haben manchmal dramatische Konsequenzen. Liegt beispielsweise ein Unternehmer nach einem Autounfall vorübergehend im Koma, bieten die medizinischen Möglichkeiten eine große Chance auf vollkommene Genesung. Allerdings könnte der Firmenchef dann feststellen, dass der Betrieb während seiner Abwesenheit in Schieflage geraten ist, weil niemand bestimmte Entscheidungen fällen durfte. Denn viele Unternehmer haben zwar innerbetriebliche Strukturen geschaffen, die es engagierten Mitarbeitern erlauben, das Tagesgeschäft weiter zu führen. Dies aber dürfte oft nicht reichen, wenn es um finanzielle Fragen von größerer Tragweite geht. Ist ihr Vermögen betroffen, mit dem viele Unternehmer ihren Betrieb mitfinanzieren, braucht jemand eine Vollmacht, um Mittel bereitstellen zu können. Daher muss sich jeder Firmenchef frühzeitig intensiv mit der Überlegung beschäftigen, welche Art von Vollmacht er erteilen sollte. Sowie mit der Frage, ob insbesondere eine geplante Vorsorgevollmacht ohne Notar reicht, oder ob eine notarielle Beurkundung von Vorteil wäre. Bei der Entscheidung gibt es vieles zu beachten.

Wie wirkt eine Vor­sor­ge­voll­macht?

Grundsätzlich sichert eine Vorsorgevollmacht die Handlungsfähigkeit bei Fragen im persönlichen Bereich, wenn der Vollmachtgeber nicht entscheidungsfähig ist. Dies betrifft Themen aller Art, von seiner Gesundheit bis zu seinem persönlichen Vermögen. Vor allem Entscheidungsfähigkeit in finanziellen Fragen ist besonders wichtig für Unternehmer, deren Betrieb am Privatkapital des Firmeninhabers hängt. Hat niemand die Vollmacht zur Vermögensverwaltung, müsste das Unternehmen beispielsweise auf notwendige Kapitalspritzen verzichten, trotz ausreichender Mittel im Privatvermögen. Je nach Firmenkonstruktion müsste der Betrieb das Kapital dann teurer bei der Bank besorgen oder ohne auskommen. Neben Vermögensangelegenheiten finden sich in der Vorsorgevollmacht insbesondere Fragen, die sich mit der Gesundheitsfürsorge beschäftigen. Das reicht von Regelung des Aufenthaltsorts – etwa Einweisung in Krankenhaus oder Pflegeheim – über das Recht zur Einsicht in Krankenakten bis zum weitgehenden Mitbestimmungsrecht in Fragen der Heilbehandlung. Damit möglichst keine rechtliche Grauzone bleibt, sollte der Anwalt prüfen, ob eine Vorsorgevollmacht ohne Notar reicht, damit der Bevollmächtigte genug Handlungsspielraum hat.

Ohne Vollmacht bestellt das Ge­richt ei­nen Betreuer

Generell soll die Vorsorgevollmacht verhindern, dass nach einem Unfall das Amtsgericht einen Betreuer bestellt, der für eine entscheidungsunfähige Person handelt. Sicher will jeder Unternehmer rechtzeitig selbst jemanden festlegen, der ihn im Falle einer Geschäfts- oder Einwilligungsunfähigkeit umfassend vertreten darf. Aber es geht nicht nur um die Person, sondern ebenso um den Faktor Zeit: Liegt keine Vorsorgevollmacht vor, nimmt das Betreuungsgericht nämlich erst auf Antrag seine Tätigkeit auf und bestellt einen Betreuer. Oft vergehen so mehrere Wochen, bis die Richter jemanden als vertretungsberechtigt erklären. In der Zwischenzeit könnte mancher Betrieb wegen zu langer Handlungsunfähigkeit auf eine Insolvenz zusteuern. Unternehmer sollten jedoch – insbesondere mit Blick auf finanzielle oder geschäftliche Fragen – detailliert mit dem Anwalt die Formulierungen der Vorsorgevollmacht besprechen. Ihr Inhalt muss auf andere Vollmachten oder etwa auch auf Vertretungsregelungen im Betrieb abgestimmt sein. Widersprüchliche Aussagen oder Anweisungen führen bestenfalls zu Irritationen und schlimmstenfalls zu rechtlichen Auseinandersetzungen.

Bei Vorsorgevollmacht ans Ge­sell­schafts­recht denken

Für jede Vorsorgevollmacht sollten Rechtsanwalt und Steuerberater mögliche gesellschaftsrechtliche oder testamentarische Probleme prüfen. Bei Fortführung eines einzelkaufmännischen Betriebes (GbR oder OHG) beispielsweise wird das Privatvermögen des Vollmachtgebers meistens durch den Bevollmächtigten haftungsrechtlich mitverpflichtet. Daher braucht der Bevollmächtigte in diesem Fall die Befugnis, das Unternehmen etwa in eine GmbH umzuwandeln. Viele Gesellschaftsverträge enthalten Regelungen zur Vererbbarkeit oder Vertretung des Unternehmens im Krankheitsfall. Solche Vereinbarungen haben Vorrang vor einer Vorsorgeverfügung. Deshalb reicht es nicht, eine Muster-Vorsorgevollmacht auszufüllen und zu den Unterlagen zu nehmen. So ein Dokument muss von Experten darauf geprüft werden, wie es sich zu handels- und gesellschaftsrechtlichen Anforderungen verhält. Der Inhalt ist entsprechend anzupassen. Komplex ist auch die Frage nach der Zulässigkeit der Vorsorgevollmacht zur Wahrnehmung organisatorischer Mitgliedschaftsrechte, zur Wahrnehmung von Geschäftsführungsaufgaben in der GmbH und zur Wahrnehmung von Geschäftsführungsaufgaben in Personengesellschaften, weil hier eine Bevollmächtigung zur Wahrnehmung organisatorischer Mitgliedschaftsrechte mit dem Abspaltungsverbot kollidiert, das für Personengesellschaften und GmbHs gilt.

Gilt eine Vorsorgevollmacht ohne Notar?

Eine Vorsorgevollmacht muss bestimmte formale Anforderungen erfüllen. Insbesondere ist sie stets schriftlich zu erteilen und persönlich zu unterschreiben. Inhaltlich muss klar beschrieben sein, für welche Bereiche sie gilt – vor allem zur Gesundheit sind strenge gesetzliche Vorgaben zu beachten. Bei einer Vollmacht zum Thema Aufenthalt muss dem Bevollmächtigten ausdrücklich erlaubt sein, über eine Unterbringung im Heim zu entscheiden. Dazu ist ausdrücklich auf die Vorschriften in § 1904 bis 1906 BGB Bezug zu nehmen. Auch die Entbindung der Ärzte von der Schweigepflicht ist ausdrücklich erforderlich. Sonst fehlen dem Bevollmächtigten wichtige Informationen für seine Entscheidungen. Deshalb empfiehlt es sich nicht, eine Vollmacht selber zu formulieren oder Vordrucke aus dem Internet zu verwenden. Besser ist die Beratung durch einen Anwalt oder Notar. Gültig ist allerdings auch eine Vorsorgevollmacht ohne Notar. Die notarielle Beglaubigung oder Beurkundung ist nur erforderlich, wenn mit der Vollmacht auch Grundstücksgeschäfte oder gesellschaftsrechtliche Verfügungen möglich sein sollen.

Welche weiteren Voll­machten gibt es?

Generell empfehlen Experten einen abgestimmten Dreiklang aus Patientenverfügung, Betreuungsverfügung und Vorsorgevollmacht.
Die Patientenverfügung beantwortet konkret die Frage, welche medizinischen Maßnahmen gewünscht beziehungsweise nicht gewünscht sind. Liegt etwa jemand im Koma, kann eine juristisch wasserdichte Patientenverfügung dem Arzt bestimmte lebensverlängernde Maßnahmen untersagen. Am besten ist es, das Thema frühzeitig anzugehen und nach Rücksprache mit dem Anwalt eine schriftliche Patientenverfügung zu verfassen.
Die Betreuungsverfügung dient der Vorsorge für den Fall, dass man bei alltäglichen Fragen nicht mehr selbst entscheiden kann. Sonst wählt das Betreuungsgericht einen Betreuer aus. Die Betreuungsverfügung greift erst dann, wenn das Gericht es entsprechend der gesundheitlichen Situation des Verfügenden für erforderlich hält.
Die Vorsorgevollmacht schließlich kann sich auf diverse Bereiche erstrecken. Aus Sicht eines Unternehmers könnte es sinnvoll sein, getrennte Vorsorgevollmachten etwa für Betrieb und Privates zu verfassen. Wer so Kompetenzen auf verschiedene Personen verteilen, muss dann aber darauf achten, dass sie sich nicht gegenseitig blockieren.

Generalvollmacht sel­ten bes­ser als Vorsorgevollmacht

Die Generalvollmacht scheint auf den ersten Blick als mächtiges Instrument: Sie gibt dem Bevollmächtigten unter allen Vollmachten größtmögliche Handlungsfreiheit. Die Generalvollmacht erlaubt eine Vertretung in allen grundsätzlichen Rechtsangelegenheiten. Allerdings ist dies auch der Fallstrick: Andere Vollmachten spezifizieren genauer den Geltungsbereich, die näheren Umstände oder die Befugnisse. Dadurch sind sie eindeutig. Fehlen einer Generalvollmacht weitergehende Details, könnte sie in manchen Bereichen als uneindeutig gelten. Daher kann eine knapp verfasste Generalvollmacht keinesfalls eine Patientenverfügung und oft auch keine Vorsorgevollmacht ersetzen. Andererseits könnte eine Generalvollmacht als Einladung zum Missbrauch wirken: Sie lässt sich zwar jederzeit widerrufen. Doch ab Aushändigung kann der Bevollmächtigte den Vollmachtgeber in fast allen juristischen und persönlichen Angelegenheiten umfassend und rechtlich wirksam vertreten. Ihr Einsatz will also sehr gut überlegt sein, der Bevollmächtigte muss eine absolute Vertrauensperson sein. Ganz wichtig: Eine Vorsorgevollmacht ohne Notar ist möglich. Eine Generalvollmacht muss notariell beurkundet sein.

Wer sollte eine Vor­sor­ge­voll­macht erhalten?

Die wichtigste Entscheidung beim Aufsetzen einer Vollmacht ist vermutlich, wer der Bevollmächtigte sein soll. Es ist durchaus möglich, verschiedenen Vertrauenspersonen verschiedene Aufgaben zu übertragen. Viele Menschen wissen intuitiv, wen Sie sich als gesetzlichen Vertreter wünschen. Oft ist das ein naher Angehöriger. Ihm können sie einen Bevollmächtigten zur Seite stellen, der die rechtliche Vertretung übernimmt, weil die andere Vertrauensperson dies nicht kann. Sinnvoll ist oft auch, die Vollmacht für unternehmerische beziehungsweise finanzielle Fragen einem Experten auszustellen. Bei zwei Bevollmächtigten muss juristischen allerdings das „Innenverhältnis“ und „Außenverhältnis“ geklärt sein. Solche Konstellationen sind genau mit dem Anwalt zu besprechen, bevor etwas unterschrieben wird. Dies gilt auch für die Formulierung, in welcher Form ein Bevollmächtigter den anderen Angehörigen gegenüber Rechenschaft ablegen muss.

Was gehört zur Vorsorgevollmacht – auch ohne Notar?

Geltungsdauer: Die Vollmacht ist widerruflich und unbefristet. Dann gilt sie, bis der Vollmachtgeber sie widerruft oder völlig neue Umstände eintreten. Insofern können externe Partner bis dahin auf die Gültigkeit vertrauen.
Notarielle Beurkundung: Jede Vorsorgevollmacht muss schriftlich niedergelegt und sollte notariell beurkundet sein. Die dadurch dokumentierte Geschäftsfähigkeit des Vollmachtgebers lässt sich nicht mehr anzweifeln. Zwar gilt eine Vorsorgevollmacht ohne Notar. Eine Beurkundung ist aber notwendig, wenn es um Grundstücksgeschäfte, Vertretung gegenüber dem Handelsregister oder Stimmrechtsausübung geht.
Getrennte Urkunden: Jeder Bevollmächtigte erhält eine eigene Vorsorgevollmacht für seinen Aufgabenbereich. Gibt es nur einen Bevollmächtigten, empfehlen sich zwei getrennte Urkunden für Unternehmen und Privates. Das verwehrt Geschäftspartnern tiefe Einblicke ins Privatleben.

Außenverhältnis: Der Bevollmächtigte erhält eine umfassende Vertretervollmacht in allen oder möglichst vielen Gebieten. Sie sollte ohne Bedingungen erteilt sein. Sonst muss der Vertreter bei jedem Rechtsgeschäft beweisen, dass die Voraussetzungen für seine Vollmacht vorliegen.
Innenverhältnis: Bevollmächtigte, die im Betrieb entscheiden, brauchen Regieanweisungen. Zu wichtigen Punkten sollten Einzelunternehmer deutlich machen, wie sie ihren Betrieb geführt sehen wollen. Außerdem sollten klar sein, ob die Firma im Falle seiner Geschäftsunfähigkeit weitergeführt oder verkauft oder liquidiert werden soll. Bei GmbH-Mitgesellschaftern ist dies nicht notwendig.
Untervollmachten: In der Vollmacht ist zu regeln, ob der Bevollmächtigte von den Beschränkungen für Insichgeschäfte befreit ist und Untervollmachten erteilen darf.

Prokura: Es kann sinnvoll sein, dem Bevollmächtigten für den normalen Geschäftsverkehr auch Prokura zu erteilen. So muss er nicht ständig seine Vollmacht vorlegen.
Stimmrechte: Ein Bevollmächtigter kann eine Stimmrechtsvollmacht erhalten. Das erlaubt ohne Vorsorgevollmacht das Ausüben des Gesellschafterstimmrechts. Die Stellvertretung in der Geschäftsführung lässt sich durch Bestimmung eines stellvertretenden Geschäftsführers erreichen.
Kontrollbetreuung: In der Vorsorgevollmacht kann jemand als Kontrollbetreuer vorgeschlagen werden, falls es um schwierige Geschäfte geht. Dies sollte aber genau mit dem Anwalt besprochen werden, weil es dann wiederum Entscheidungen verzögern könnten.

Wichtige Doku­men­te soll­ten verfügbar sein

Die Vorsorgevollmacht ist das Herzstück jeder Planung für den Notfall. Dies gilt insbesondere für Unternehmer, die mit diesem Instrument nicht nur Privatangelegenheiten regeln, sondern die Handlungsfähigkeit ihres Betriebs sichern wollen. Damit der Bevollmächtige agieren kann, braucht er aber neben der Vorsorgevollmacht – ohne Notar oder mit – Zugang zu Informationen und Dokumenten. Im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer sollte die Information hinterlegt werden, dass die Vollmacht existiert. Um tätig werden zu können, braucht der Bevollmächtigte die Originalurkunde. Zusätzlich muss ein Notfallkoffer vorbereitet sein, wo der Bevollmächtige alle für seine Aufgaben nötigen Informationen findet:

  • Aktuellen Gesellschaftsverträge
  • Beschlüsse der Gesellschafterversammlung
  • Namen, Adressen und Telefonnummern aller Gesellschafter, Vorstands-, Beirats- oder Aufsichtsratsmitglieder
  • Namen, Adressen und Telefonnummern der Prokuristen
  • Geschäftsführerverträge und Anweisungen an Geschäftsführer
  • Namen, Adressen und Telefonnummern aller Berater des Unternehmens
  • Aufstellung aller Bevollmächtigten und Vollmachten
  • Versicherungs- und Versorgungsverträge
  • Miet- und Leasingverträge
  • Aufstellung über das Betriebsvermögen
  • Namen, Adressen und Telefonnummern wichtiger Mitarbeiter wie Chefsekretärin oder Betriebsleiter
  • Jahresabschlüsse

Zur Vorsorge ge­hö­ren noch zwei wei­te­re Themen

Patientenverfügung, Betreuungsverfügung, Generalvollmacht, Vorsorgevollmacht – ob ohne Notar erstellt oder mit, all diese Dokumente sind wichtig. Unternehmer sollten bei der Vorsorgeplanung aber zwei weitere Themen nicht vergessen. Einmal ist da der digitale Nachlass: Jeder Mensch sollte auch regeln, wie seine Vertrauten auf Online- oder Social-Media-Accounts zugreifen können, falls dies nötig sein sollte. Zudem ist natürlich unabhängig von der Vorsorge für den Notfall wichtig, ein Testament aufzusetzen. Wichtige Informationen dazu liefert das folgende Video.